E-Mail von Microsoft 365 zu Mailcow migrieren: Ablauf und Stolpersteine

Die zehn Schritte

1. 01

   Bestand erfassen

   Alle Adressen und Postfächer in einer Tabelle sammeln, auch Sammelpostfächer wie info@ oder rechnung@.

   ✓ PrüfenDie Liste stimmt mit dem Exchange-Admin-Center überein.

2. 02

   Mailcow aufsetzen

   Server bereitstellen und Mailcow nach der Installationsanleitung installieren.

   Stolperstein: Firewall-Regeln mit ufw oder firewalld machen laut Doku häufig Probleme, weil Docker eigene Regeln setzt.

   ✓ PrüfenDie Weboberfläche ist per HTTPS erreichbar, die Anmeldung als Administrator klappt.

3. 03

   DNS vorbereiten, ohne die Mail umzulenken

   Mailcow braucht A-Eintrag, passenden Reverse-DNS (PTR), SPF, DKIM, DMARC und für die automatische Client-Einrichtung Autodiscover (Mailcow, DNS). Anlegen bzw. vorbereiten, aber noch nicht umstellen.

   Stolperstein: Der SPF-Beispieleintrag der Mailcow-Doku (v=spf1 mx a -all) erlaubt nur den eigenen Server als Absender. Setzen Sie ihn zu früh, ist der Versand über Microsoft 365 nicht mehr autorisiert. Den MX-Eintrag ändern Sie erst in Schritt 9.

   ✓ PrüfenA-Eintrag, PTR und DKIM liefern die erwarteten Werte.

4. 04

   Domain und Postfächer in Mailcow anlegen

   Domain, Postfächer und Aliase aus Schritt 1 anlegen. Geteilte Postfächer als reguläres Postfach mit eigenem Passwort planen.

   ✓ PrüfenEine Testmail zwischen zwei Mailcow-Postfächern kommt an.

5. 05

   Zugriff auf Microsoft 365 einrichten

   Mailcow muss sich an den Microsoft-365-Postfächern anmelden können, um Mails zu kopieren. Für viele Postfächer geht das nur über OAuth 2.0 mit einer in Microsoft Entra registrierten App, mit Zustimmung des Administrators und Zugriffsrecht auf jedes Postfach (Microsoft Learn, IMAP mit OAuth).

   Stolperstein: Die Sync-Jobs von Mailcow sind für Benutzername und Passwort ausgelegt (Mailcow, Sync Jobs). Eine native OAuth-Anmeldung ist laut den Mailcow-Entwicklern noch in Entwicklung, ohne Zeitplan (Issue #6088). Wer viele Postfächer migriert, braucht dafür Zusatzwerkzeuge. Bei sehr wenigen Postfächern ist der Umzug über einen Mail-Client wie Thunderbird eine Alternative (Issue #4985). Planen Sie für diesen Schritt einen eigenen Test ein, bevor Sie Nutzerpostfächer anfassen.

   ✓ PrüfenDer Zugriff auf ein Testpostfach funktioniert, bevor Sie weitere freigeben.

6. 06

   Ein Testpostfach synchronisieren

   Einen Sync-Job für ein einzelnes Postfach anlegen (Mailcow-Doku, Sync Jobs) und laufen lassen.

   ✓ PrüfenOrdner, Nachrichtenanzahl und drei Stichproben mit Anhang stimmen mit der Quelle überein. Ergebnis dokumentieren.

7. 07

   Alle Postfächer synchronisieren

   Die erste, vollständige Synchronisation läuft vor der Umstellung. Am Umstellungstag muss dann nur noch Neues nachgezogen werden.

   Stolperstein: Bei großen Postfächern können Verbindungen abbrechen. Laut einem Nutzer im Issue #4985 trennt der mitgelieferte imapsync nach einer Stunde, eine neuere Version behebt das.

   ✓ PrüfenPro Postfach stimmen die Nachrichten in den Hauptordnern mit der Quelle überein, Abweichungen sind erklärt.

8. 08

   Kalender, Kontakte und Geräte klären

   Der Mail-Sync überträgt keine Kalender und Kontakte. Dafür gibt es einen Export- und Importweg: Im Webmail SOGo lassen sich Kalender als ICS-Datei und Kontakte als vCard oder LDIF importieren. Mobilgeräte mit Exchange-Konto müssen neu eingerichtet werden. Regeln und Abwesenheitsnotizen werden neu angelegt.

   ✓ PrüfenFür jeden Nutzer steht fest, was mitkommt und wer es erledigt.

9. 09

   MX-Eintrag umstellen

   Letzten Sync laufen lassen, MX auf den Mailcow-Hostnamen ändern, SPF, DMARC und Autodiscover umstellen, danach nochmals synchronisieren.

   Stolperstein: Bis DNS-Caches abgelaufen sind, geht Post teils noch an Microsoft 365. Sync-Jobs nicht sofort abschalten.

   ✓ PrüfenEine Mail von außen kommt in Mailcow an. Eine Mail von Mailcow nach außen kommt an und besteht SPF, DKIM und DMARC.

10. 10

    Clients umstellen und Betrieb absichern

    Clients auf die Mailcow-Server umstellen, Sync-Jobs nach einer Übergangszeit deaktivieren (die Mailcow-Doku erinnert ausdrücklich daran), nicht mehr benötigte Microsoft-Lizenzen kündigen. Updates, Backup und Überwachung einer Person oder einem Dienstleister zuordnen.

    ✓ PrüfenAlle Nutzer arbeiten über Mailcow, ein Backup wurde einmal zurückgespielt, die Verantwortung ist dokumentiert.

Wenn etwas nicht klappt

• Anmeldung bei Microsoft schlägt fehl: Meist läuft noch eine Anmeldung mit Benutzername und Passwort. Sonst fehlen Zustimmung des Administrators oder das Zugriffsrecht auf genau dieses Postfach.
• Ausgehende Mails werden abgelehnt oder landen im Spam: PTR passt nicht zum Hostnamen, SPF autorisiert den neuen Server nicht oder ausgehend ist Port 25 gesperrt.
• Nachrichten fehlen: Anzahl je Ordner mit der Quelle vergleichen. Mails, die vor der Umstellung bei Microsoft ankamen, kommen nur mit einem weiteren Sync.
• Nutzer arbeiten im alten System weiter: In der Übergangszeit normal. Abschaltdatum nennen und einhalten.

Wann ist die Migration abgeschlossen?

• Alle Postfächer sind übertragen, Stichproben stimmen.
• MX zeigt auf Mailcow, Testmails kommen an und gehen raus, SPF, DKIM und DMARC bestehen.
• Alle Clients und Geräte laufen über Mailcow, Sync-Jobs sind beendet.
• Updates, Backup und Verantwortung sind festgelegt, ein Restore ist getestet.
• Nicht mehr benötigte Microsoft-Lizenzen sind gekündigt.