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Ihre Dokumente liegen verstreut in SharePoint, Google Drive und privaten Ordnern – Struktur entsteht so nicht.

Wir richten ein zentrales, souveränes Dokumentenmanagement ein – Dateien, Freigaben und Versionierung an einem Ort, betrieben in der EU, ohne dass Unternehmensdokumente über US-Cloud-Dienste laufen.

Dokumenten-Chaos entsteht nicht durch Unachtsamkeit, sondern durch Wachstum.

Jede Abteilung hat irgendwann die für sie naheliegendste Lösung gewählt: Vertrieb legt Angebote in Google Drive ab, die Buchhaltung nutzt einen Netzwerkordner, Marketing arbeitet in SharePoint. Jede Entscheidung war für sich genommen sinnvoll – in der Summe entsteht daraus aber ein System ohne einheitliche Struktur, ohne durchgängige Rechteverwaltung und mit Dokumenten, die über mehrere außereuropäische Cloud-Dienste verteilt sind.

Produkt-Details

Format

Projekt · Umsetzung in klar abgegrenztem Scope

Preisrahmen

Auf Anfrage

abhängig von Datenmenge und Anzahl bestehender Ablage-Systeme

Deliverables

Struktur-/Rechtekonzept, DMS-Setup, Migrationsplan, Übergabe-Dokumentation

Einstieg

Ab sofort

idealerweise mit einer Bestandsaufnahme der aktuellen Ablage-Systeme

Geeignet für

  • Unternehmen mit Dokumenten verteilt über mehrere Cloud-Dienste/Netzwerkordner
  • Unternehmen, die eine einheitliche, nachvollziehbare Rechteverwaltung brauchen
  • Teams mit Compliance-Anforderungen an Dokumentenhaltung (Aufbewahrungsfristen, Nachvollziehbarkeit)

Weniger geeignet für

  • Unternehmen mit sehr spezialisierten, tief integrierten Fachverfahren (z. B. branchenspezifische ERP-Dokumentenmodule), die eine eigene Anbindung erfordern
  • Projekte, bei denen keinerlei Bereitschaft besteht, Ablage-Gewohnheiten zu ändern

Was sich verändert

Kriterium Ohne Umstellung Mit uns
Ablageort Verteilt über mehrere Cloud-Dienste, teils außerhalb der EU Zentral, ausschließlich in der EU
Rechteverwaltung Uneinheitlich, abteilungsabhängig Einheitlich, nachvollziehbar
Versionierung Oft manuell, fehleranfällig Automatisch, durchgängig
Auffindbarkeit Dokumente "irgendwo", Suche über mehrere Systeme Eine zentrale Struktur, ein Suchpunkt
Die Tabelle vergleicht eine über mehrere Cloud-Dienste verteilte Dokumentenablage mit einem zentralen, europäisch betriebenen Dokumentenmanagement-System. Der zentrale Effekt ist Nachvollziehbarkeit: einheitliche Rechteverwaltung und Versionierung statt verteilter, uneinheitlicher Ablage-Gewohnheiten.

So arbeiten wir

  1. 01

    Bestandsaufnahme der aktuellen Ablage-Systeme

    Erfassung, wo welche Dokumente aktuell liegen und welche Abteilungen welche Anforderungen haben.

    Deliverable: Ist-Analyse

  2. 02

    Struktur- und Rechtekonzept

    Entwicklung einer Ordner-/Rechtestruktur, die zu Ihrer Organisation passt – nicht ein Standard-Template.

    Deliverable: Struktur- und Rechtekonzept als Briefing-Dokument

  3. 03

    DMS-Einrichtung

    Aufbau des Systems auf europäischer Infrastruktur, inklusive Versionierung und Freigabe-Workflows.

    Deliverable: Produktivsystem

  4. 04

    Migration bestehender Dokumente

    Übernahme der bestehenden Dateien in die neue Struktur, mit Bereinigung offensichtlicher Duplikate.

    Deliverable: Migrierte Dokumentenablage

  5. 05

    Schulung & Übergabe

    Einweisung für Mitarbeitende, damit die neue Struktur auch genutzt wird statt nach der Umstellung wieder zu verwässern.

    Deliverable: Übergabe-Dokumentation, Kurzschulung

Case Study

Zentrales Dokumentenmanagement mit automatischer Verschlagwortung

Ausgangslage

Dokumente lagen verteilt auf mehreren, teils veralteten und untereinander inkompatiblen Altsystemen – ergänzt durch physische Papierablagen. Es gab keine einheitliche Ablagestruktur und keine klare Linie für die DSGVO-konforme Aufbewahrung, zudem bestand ein reales Risiko, dass Dokumente bei einem Systemausfall unwiederbringlich verloren gehen.

Vorgehen

Einführung eines Dokumentenmanagementsystems auf einem eigenen Server in der EU, Erarbeitung einer Ablage- und Rechtestruktur, Migration des Bestands inklusive gescannter Papierdokumente. Ergänzt um eine KI-gestützte automatische Verschlagwortung, die eingehende Dokumente ohne manuellen Aufwand Korrespondenten, Dokumenttypen und Tags zuordnet. Office-Dateien werden beim Import automatisch in ein durchsuchbares Format überführt.

Ergebnis

Eine zentrale, volltextdurchsuchbare Ablage für alle Unternehmensdokumente. Neue Dokumente werden automatisch erfasst und klassifiziert, 90 % weniger Zeitaufwand bei der Dokumentensuche. Betrieb vollständig auf eigener Infrastruktur, kein Datenabfluss an Drittanbieter.

Branche: Gleisbau

Region: Mittelhessen

Situationen, in denen das hilft

  • Wir finden Dokumente nicht mehr wieder, weil jede Abteilung anders ablegt.
  • Ausgeschiedene Mitarbeitende hatten Zugriff auf Ordner, von denen niemand mehr wusste, wer sie braucht.
  • Unsere Dokumente liegen über mehrere US-Cloud-Dienste verteilt – das passt nicht zu unseren Compliance-Anforderungen.

Häufige Fragen

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